承認の画面

日報を承認したり差し戻したり、まとめて承認する画面です。主に管理者が使います。

承認待ちの一覧

社員・代理店から提出された日報のうち、まだ承認していないものを一覧で処理する画面です。

使える機能:

• 未承認だけ表示 — 承認待ちの日報だけに絞り込み
• 提出者で絞り込み — 特定の社員や代理店の日報だけを表示
• まとめて承認 — チェックを入れた複数の日報を一度に承認
• 1件ずつ承認／差し戻し — 1件ごとに「承認」または「差し戻し」をクリック(差し戻しのときはコメントが必須)
• 承認結果の自動記録 — 誰がいつ承認したかが、操作の記録に残ります
• 絞り込み結果の合計表示 — 検索カードと一覧の間に、件数・ショット件数・ストック件数の合計カードが出ます(管理者は売上・コスト・利益の合計も)

承認した日報は、ダッシュボード・月別成績・税理士向け一覧などに自動で反映されます。承認前の日報は「申請中」のままで、集計からは外されています。

承認した後の差し戻し(再提出のお願い)

すでに承認済または却下した日報を「もう1度直してほしい」と思った場合は、差し戻し ボタンで日報を「申請中」に戻せます。

• 承認画面の状態絞り込みを「承認済」または「却下」にすると、各行に「差し戻し」ボタンが出ます
• 差し戻しのときに、任意でコメントを書けます(例:「金額の入力ミスがあるため修正してください」)
• 差し戻された日報は、提出者に通知が届きます。提出者は直して再提出します

差し戻せる期間:「承認済 ⇄ 却下」の切り替えと、差し戻しは、出張日が 2ヶ月以内 の日報だけ可能です。それより古い日報は、税理士さんへの月次提出と整合させるため変更できなくなります。
ただし、申請中の日報を「初めて承認・却下する」操作には2ヶ月制限はありません(あくまで「1度確定したものを後から変える」操作だけが2ヶ月制限の対象)。

削除のルール:承認済・却下した日報は記録を守るため、本人・管理者とも直接は削除できません。どうしても削除したい場合は、いったん「差し戻し」で申請中に戻してから削除します。

運用のポイント

承認のタイミング:月末締めで税理士さんに数字を渡す場合、翌月5営業日以内に承認を終えることをおすすめします。承認が遅れると月別の成績がいつまでも確定しません。

差し戻しのコメント:差し戻しの理由(記入漏れ・金額誤り・領収書不足など)を書いておくと、提出者が直すときの手戻りが減ります。コメントは操作の記録にも残ります。

代理での承認:管理者が不在のときは、別の管理者アカウントを持つ役員などが代わりに承認できます。

関連ドキュメント

• 機能の説明書:〈日報と承認フロー〉
• プラットフォーム運用:〈安全のしくみ〉(操作の記録について)