日報と承認のしくみ

リョヒコンパスのいちばん大事な機能です。社員さんが1日分の動きを1枚の日報に書くだけで、成績・コスト・代理店マージン・税理士向け一覧まで、すべて自動で反映されます。

全体の流れ

社員・代理店が日報を書く
   ↓
下書き保存 → 提出
   ↓
管理者が承認 または 差し戻し
   ↓(承認後)
ダッシュボード・月別成績・税理士向け一覧 などに自動反映

承認していない日報は、成績の集計には含まれません。途中の数字が経営判断に混ざらないようにする仕組みです。

日報に書く内容

区分	書く内容
基本情報	日付・出張場所・勤務時間
販売実績	商品ごとのショット件数(当日売上)、ストック件数(後日計上)
旅費	交通費・日当・宿泊費(あらかじめ登録した旅費規程から候補が自動で出ます)
立替経費	項目・金額・接待相手・支払先(接待相手と支払先は任意)
非立替経費	項目・金額・接待相手・支払先(任意)

自動で計算される項目

「保存」をクリックした瞬間、システムが次の項目をその時点の単価で自動計算して日報に固定記録します。

成約後売上 — 販売件数 × 商品単価 × 成約率(OK率)
会社の取り分 — 商品ごとに設定した自社手数料率を適用
代理店の取り分 — 商品ごとに設定した代理店手数料率を適用
親代理店マージン — 代理店階層がある場合、親や祖父にあたる代理店への配分
コスト合計 — 旅費＋立替経費＋非立替経費の合計
利益 — 成約後売上 − コスト合計

これらの数字は保存後に元データ(手数料率や単価)を変えても、過去の日報には影響しません。過去にも反映したい場合は、〈過去反映〉から再計算します。

承認の状態

日報の状態は次の4段階です。

状態	意味	成績集計
下書き	まだ未提出。本人だけが見られる	×
申請中	管理者の承認待ち	×
承認済	管理者が承認した	○
差し戻し	管理者が差し戻し。本人の修正待ち	×

管理者は「承認待ち一覧」画面で、複数の日報をまとめて承認できます。

誰がいつ編集できるか

状態	本人	管理者
申請中	編集・削除可	編集・承認・却下可
承認済	見るだけ(編集不可)	編集・却下へ変更・差し戻し可
却下	見るだけ(編集不可)	編集・承認へ変更・差し戻し可

差し戻し(管理者が申請中に戻す)

承認済・却下の日報を「もう1度直してほしい」と思ったら、管理者は 差し戻し ボタンで申請中に戻せます。差し戻すと本人に通知が届き、修正して再提出できます。

削除のルール

承認済・却下した日報は、本人も管理者も直接は削除できません。記録を守るためです。どうしても削除したい場合は、管理者がいったん差し戻ししてから削除します。

変更できる期間(2ヶ月以内)

「承認済 ⇄ 却下」の切り替えや差し戻しは、出張日が 2ヶ月以内 の日報だけ可能です。それより古い日報は税理士さんへの月次提出と整合させるため変更できません。
ただし、申請中の日報を「初めて承認・却下する」操作はいつでも可能です(2ヶ月制限は「1度確定したものを後から変える」操作だけが対象)。

編集履歴と操作の記録

日報に関するすべての操作(作成・編集・提出・承認・差し戻し・削除)は、90日間記録されます。

提出者 — いつ・誰が・何を入力したか
承認者 — いつ・誰が・どの日報を承認／差し戻ししたか
差し戻しのコメント — 差し戻し時のコメント
金額の変更履歴 — 編集前後の金額

監査や税務調査、社内のレビューのときに、過去にさかのぼって確認できます。